Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst maakt een onderdeel uit van alle overeenkomsten die People & Analytics sluit met haar opdrachtgevers en is geldig tenzij een separate overeenkomst is afgesloten op verzoek van de opdrachtgever.

OVERWEGENDE DAT:

Voor zover People & Analytics Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Opdrachtgever in het kader van de Overeenkomst kwalificeert Opdrachtgever krachtens artikel 4, onderdeel 7 en onderdeel 8, van de Verordening als verwerkingsverantwoordelijke voor de Verwerking van Persoonsgegevens en People & Analytics als verwerker; Partijen in deze Verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 28, derde lid, van de Verordening, hun afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens door People & Analytics wensen vast te leggen.

KOMEN OVEREEN:

Artikel 1. Begrippen

Onder de volgende begrippen in deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan:

1.1    Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.

1.2    Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

1.3    Overeenkomst: de overeenkomst tussen Opdrachtgever en People & Analytics en de bijbehorende bijlagen.

1.4    Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, die People & Analytics in het kader van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever verwerkt.

1.5    Verordening: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

1.6    Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst.

1.7    Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen in het kader van de Overeenkomst met betrekking tot Persoonsgegevens, of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen.

Artikel 2. Voorwerp van deze Verwerkersovereenkomst

2.1    Deze Verwerkersovereenkomst regelt de Verwerking van Persoonsgegevens door People & Analytics in het kader van de Overeenkomst.

2.2    De aard en het doel van de Verwerking, het soort Persoonsgegevens en de categorieën van Betrokkenen zijn in Bijlage 1 omschreven.

2.3    People & Analytics garandeert de toepassing van passende technische en organisatorische maatregelen, opdat de Verwerking aan de vereisten van de Verordening voldoet en de bescherming van de rechten van de Betrokkene is gewaarborgd.

2.4    People & Analytics garandeert te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van Persoonsgegevens.

Artikel 3. Inwerkingtreding en duur

3.1    Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment waarop de hoofdovereenkomst door Partijen is ingegaan.

3.2    Deze Verwerkersovereenkomst eindigt nadat de hoofdovereenkomst is beëindigd en voor zover People & Analytics alle Persoonsgegevens overeenkomstig artikel 10 heeft gewist of terugbezorgd.

3.3    Geen van Partijen kan deze Verwerkersovereenkomst tussentijds opzeggen behoudens noodzakelijke wijzigingen vanuit wetgeving of jurisprudentie.

Artikel 4. Omvang Verwerkingsbevoegdheid Ixly BV

4.1    People & Analytics verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en op basis van schriftelijke instructies van Opdrachtgever behoudens afwijkende wettelijke voorschriften die op People & Analytics van toepassing zijn.

4.2 Indien een instructie als bedoeld in het eerste lid naar het oordeel van People & Analytics in strijd is met een wettelijk voorschrift inzake gegevensbescherming, stelt hij Opdrachtgever daarvan voorafgaand aan de verwerking in kennis, tenzij een wettelijk voorschrift deze kennisgeving verbiedt.

4.3    Indien People & Analytics op grond van een wettelijke verplichting Persoonsgegevens dient te verstrekken, informeert hij Opdrachtgever onmiddellijk, en zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking.

Artikel 5. Beveiliging van de Verwerking

5.1    People & Analytics treft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals beschreven in Bijlage 2.

5.2    Partijen erkennen dat het waarborgen van een passend beveiligingsniveau voortdurend kan dwingen tot het treffen van aanvullende beveiligingsmaatregelen. People & Analytics borgt een op het risico afgestemd beveiligingsniveau.

5.3    People & Analytics verwerkt Persoonsgegevens niet buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming is verkregen van Opdrachtgever en behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

5.4    People & Analytics informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging zodra hij kennis heeft genomen van onrechtmatige Verwerkingen van Persoonsgegevens of inbreuken op beveiligingsmaatregelen zoals genoemd in het eerste en tweede lid.

5.6    People & Analytics verleent Opdrachtgever bijstand bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 van de Verordening.

Artikel 7. Subverwerker

7.1 Wanneer People & Analytics een andere verwerker inschakelt om ten behoeve van Opdrachtgever verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan deze andere verwerker bij een overeenkomst dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd als die welke in deze Verwerkersovereenkomst zijn opgenomen.

Artikel 8. Bijstand vanwege rechten van Betrokkene

8.1 People & Analytics verleent Opdrachtgever bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III van de Verordening vastgestelde rechten van de Betrokkene te beantwoorden.

Artikel 9. Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

9.1    People & Analytics informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, zodra hij kennis heeft genomen van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, overeenkomstig de afspraken zoals vastgelegd in Bijlage 3.

9.2    People & Analytics informeert Opdrachtgever ook na een melding op grond van het eerste lid over ontwikkelingen betreffende de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens.

9.3    Partijen dragen de door henzelf in verband met de melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en Betrokkene te maken kosten.

Artikel 10. Teruggave Persoonsgegevens

Na afloop van de Overeenkomst draagt People & Analytics, naar gelang de keuze van Opdrachtgever, zorg voor het terugbezorgen aan Opdrachtgever of het wissen van alle Persoonsgegevens. People & Analytics verwijdert kopieën, behoudens afwijkende wettelijke voorschriften.

Artikel 11. Informatieverplichting en audit

11.1 People & Analytics stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat de verplichtingen uit deze Verwerkersovereenkomst zijn en worden nagekomen.

11.2 People & Analytics verleent alle benodigde medewerking aan audits.


De Verwerking van Persoonsgegevens

  1. Het onderwerp/aard en doel van de Verwerking:

Het onderwerp/ aard en doel van de verwerking ligt bij de opdrachtgever. Doorgaans is het doel het ontwikkelen van toepassingen, diensten en advies ondersteunend op het gebied van People en Performance, Teams, Selectie en/of Ontwikkeling van medewerkers en Strategische Organisatie Vraagstukken.

  1. Het soort Persoonsgegevens

Primair gaat het om normale persoonsgegevens als NAW gegevens.

Beschrijving categorieën Persoonsgegevens

Naam, geboortedatum, e-mail, geslacht, opleidingsniveau, resultaten van tests en vragenlijsten.

  1. Beschrijving categorieën Betrokkenen
  2. a)    Betrokkenen zijn medewerkers van organisaties of opdrachtgevers van opdrachtgever
  3. b)    Sollicitanten, kandidaten of deelnemers van organisaties of opdrachtgevers.
  4. Beschrijving categorieën ontvangers van Persoonsgegevens
  5. a)   De adviseur van de opdrachtgever kan gegevens individueel inzien van de betrokkene. De adviseur overlegt en vraagt toestemming van betrokkene voor het delen van persoonsgegevens met haar opdrachtgevers.

Bijlage 2. Passende technische en organisatorische maatregelen

People & Analytics heeft maatregelen getroffen voor databeveiliging. De belangrijkste daarvan zijn:

·                Encryptie

·                Wachtwoordbeleid Back-up met retentie

·                Toepassen van firewalls

·                Frequent werkplekbeheer voor updates en patches

·                Monitoring en registratie

·                Informatiebeveiligingsbeleid

·                

Bijlage 3: Afspraken betreffende Inbreuken in verband met Persoonsgegevens

In deze bijlage worden de afspraken over hoe People & Analytics en Opdrachtgever over Inbreuken in verband met Persoonsgegevens gaat informeren nader gespecificeerd.

  1.   De melding wordt onverwijld doch uiterlijk binnen 24 uur na het ontdekken van het beveiligingsincident en/of de datalek gedaan.
  2.   Security Officer van Verantwoordelijke is de (eerste) contactpersoon voor het doen van een melding.
  3.   Voor de melding wordt het ‘Meldingsformulier datalekken en/of beveiligingsincidenten’ gebruikt, conform de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Zodra er bij Bewerker meer informatie is over het lek en/of incident, zal deze aanvullende informatie direct met Verantwoordelijke worden gecommuniceerd.
  4.   Meldingsformulier datalekken en/of beveiligingsincidenten worden verstuurd te worden aan de contactpersoon van de opdrachtgever met als onderwerp “datalek”.

Informatie die door People & Analytics wordt verstrekt

·         Aard van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

·         De Persoonsgegevens en Betrokkene

·         Waarschijnlijke gevolgen van de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

·         Maatregelen die People & Analytics heeft voorgesteld of genomen om de Inbreuk in verband met Persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.